No me cunde. Parte 2: Cómo combatir a los ladrones de tiempo

"El tiempo es la moneda de tu vida. Tú debes gastarla. No dejes que otros la gasten por ti". Carl Sandburg

En la primera parte de este artículo (Parte 1: No estoy perdiendo el tiempo, me lo están robando) se comentaba la existencia de unos elementos que dificultaban que el tiempo, en el desempeño laboral o de estudio, cundiese menos. En el presente artículo se tratará el modo de combatirlos.

Estrategias contra el ladrón 1: Los compañeros de trabajo

Los compañeros de trabajo son la causa del mayor número de interrupciones. Muchas veces el motivo de estos paréntesis está ocasionado por una visita para realizar una pequeña consulta. En otras ocasiones, estas fugaces apariciones representan un paréntesis en la rutina diaria. El abuso continuado de tales visitas debe evitarse. En el caso del estudio, puede que las personas con las que se convive o con las que se comparte el lugar de estudio ejerzan de ladrón de tiempo.

Una estrategia que se utilizó y se utiliza para evitar a este ladrón es la organización de los espacios laborales. Fueron, son y serán numerosas las técnicas de distribución laboral que se han utilizado con este fin. En la década de los 80, por ejemplo, se estiló el hacer desaparecer los antiguos despachos (a excepción de los pertenecientes a directivos) con el fin de fomentar la comunicación de todos los integrantes de la empresa. Este tipo de disposición tuvo repercusiones positivas en cuanto al fomento de las relaciones interpersonales entre los trabajadores y la integración de los mismos. Sin embargo, el ladrón de tiempo “compañeros” se puso las botas. Esto desembocó la creación de espacios separados por paneles entre los trabajadores, lo cual minimizaba el impacto del ladrón, pero, a su vez, mermaba las relaciones interpersonales entre los trabajadores y provocaba, en muchos, hacinamiento, lo cual repercutía negativamente en el rendimiento laboral. Según estos ejemplos, cabe preguntarse ¿qué sistema de organización espacial es más adecuado? Todo depende del tipo de tarea que se desempeñe y, como no podía ser de otra forma, del carácter de cada trabajador. Hay que considerar que no todos los trabajadores tienen una capacidad similar de concentración. Algunas personas se distraen con el movimiento o el ruido. Es necesario valorar el tipo de actividad que realiza la empresa y los beneficios e inconvenientes de habilitar el espacio de una u otra manera. El espacio abierto facilita la entrada libre a conversaciones esporádicas, visitas frecuentes, comentarios en voz alta, etc. Pero un espacio cerrado, ya sea por paneles o por despachos, tampoco es garante de evitar las diferentes interrupciones de este tipo y, además puede provocar una sensación de frialdad y aislamiento en los trabajadores. Así pues, la distribución de los puestos no parece ser la mejor arma contra el ladrón.

¿Qué se puede hacer entonces? Dado que el ladrón de tiempo que concierne a los compañeros implica una relación interpersonal, la solución podría encontrarse en la clave de las relaciones interpersonales, es decir, la asertividad. De este modo, la estrategia más efectiva para evitar este tipo de ladrón es adoptar una actitud asertiva y comunicarle al compañero que lo atenderás más adelante. En los casos en los que atender consultas de compañeros sea parte del desempeño laboral, es útil implantar un sistema de organización, por ejemplo, en que todas las consultas entren únicamente por vía de correo electrónico, de modo que puedan ser gestionadas como una tarea más y no como un ladrón.

Por consiguiente, cuando se detecte una situación de mala gestión de tiempo derivada del trato con los compañeros, lo más adecuado es actuar los la máxima franqueza y tacto.

Estrategias contra el ladrón 2: Los clientes

Los clientes pueden ser un foco de distracciones durante la jornada laboral, pero son de atención obligada.

El principal modo de evitar a este ladrón es convertirlo en tarea. Esto se realiza concertando las visitas y/o consultas dentro de un parámetro de tiempo, como si fuese una tarea más.

Asimismo, debe evitarse retomar temas ya tratados o redundar en información innecesaria. Por ello, lo más conveniente es tratar de cerrar todos los puntos y las posibles dudas en un primer encuentro. Esto facilitará que se vuelvan a retomar temas no resueltos adecuadamente con anterioridad. En el caso de que tras el primer encuentro surjan dudas, una estrategia útil es organizar las mismas, por ejemplo, gestionándolas a través del correo electrónico. Esto permitirá dedicar parte de la jornada a atender el correo, como una tarea más y no como una interrupción.

Estrategias contra el ladrón 3: El teléfono y el correo espontáneo

El teléfono es inherente a muchos tipos de desempeño laboral. Toda llamada debe ser atendida, ya que, hasta que se inicia la conversación con el emisor, se desconoce el grado de importancia del mensaje. Igualmente, la profesionalidad personal y la imagen de la organización se ven claramente reflejadas en el tipo de atención telefónica que se presta.

Atender una llamada no es un ladrón de tiempo. Sí lo es, por el contrario, el mal uso del teléfono. Se da un mal uso al teléfono cuando se pierde el objetivo principal de la conversación y/o cuando las conversaciones se prolongan demasiado de modo innecesario.

Es fundamental, por consiguiente, que las conversaciones telefónicas sean breves y concisas. Esto favorece que nunca se pierda el objetivo de la conversación. Si se está realizando una tarea importante que requiere una especial concentración, es imprescindible poner filtros a las llamadas recibidas.

Con respecto al correo electrónico, es conveniente fijar períodos dentro de la jornada para su revisión, lo cual permitirá clasificarlos en importancia y contestar a los mismos como si fuera una tarea y no una interrupción. Se debe evitar abrir esporádica y continuamente el correo a no ser que se trate de correo interno y la organización así lo determine.

Estos elementos, aunque son los ladrones de tiempo más importantes, no son los únicos. Existen otros factores que pueden distraer, frustrar y, por consiguiente, minimizar la gestión del tiempo laboral. Algunos ejemplos son el móvil, factores personales (ansiedad, depresión, malestar físico puntual o crónico, etc.) y/o ambientales (ruido, frío, calor, etc.). Por consiguiente, es conveniente poner en práctica estrategias generales de gestión de tiempo que sean útiles para maximizar la gestión óptima de las tareas. Algunas de ellas son:

Si no puedes evitar, abrevia. En el caso de que la interrupción no pueda ser evitada, procura que ésta sea lo más breve posible.

Agrupa las tareas. Antes de comenzar la jornada laboral es útil que las tareas se agrupen por similitud. Por ejemplo, si hay que mandar correos y hacer llamadas, se hacen todas las llamadas seguidas y después se procede al envío de correos.

Delega. Es conveniente delegar, sobre todo las tareas menos importantes.

Cada cosa a su tiempo. Las tareas deben comenzarse y finalizarse una por una y una tras otra. No es conveniente ocuparse con varias tareas al mismo tiempo.

Acaba lo que empiezas. Organiza las tareas de modo que puedas finalizarlas en tu jornada evitando dejarlas para continuarlas al día siguiente.

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